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档案管理办法

第一章 总 则

第一条为进一步加强档案工作，提高管理水平，更好的发挥档案作用，努力实现档案工作的标准化、规范化、科学化和现代化，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等规定，结合本校实际，制定本管理办法。

第二条本办法所称的档案是指学校各部门和师生员工在从事招生、教学、教研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条学院档案工作是学院重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，是评估学院教学水平的重要内容，是学院教学、教研、党政管理的重要组成部分，是维护学院历史真实面貌的重要事业。

第四条学院档案是全校师生员工辛勤劳动和智慧结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。学院各部门应将档案工作纳入日常规划，将各门类、不同载体的档案必须实行集中统一定期交于信息档案中心管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。

第二章 管理体制和人员配备

第五条学校综合档案室在院长领导下，由一名副院级领导

分管，由信息档案管理中心主管，设立综合档案室统一管理全校档案工作。档案室的管理职责是：

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。

二、拟定学校档案工作各项规章制度，经院领导批准后组织实施。不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。

三、负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案(在校学生个人档案和干部人事档案除外)及有关资料。

四、贯彻执行《中华人民共和国保护国家秘密法》，做到不失密、不泄密。

五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

六、开展档案的开放和利用工作。

七、开展学校档案工作人员的业务培训。

八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

九、对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

十、做好院领导交办的其他方面的档案工作。

第六条各部门由一名负责人分管本部门的档案收集、整理、归档等工作。

第七条需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，各部门可以根据实际需要报档案室批准后设立分室单独保管。分室是档案室的分支机构。

第八条学校应当将专职档案人员队伍建设列入学校人才队伍建设规划，并加强全校各部门档案人员队伍建设，建立全校档案工作网络，加强管理和业务培训工作。

综合档案室应当根据工作需要及时组织专职档案人员进行档案法规和业务学习，参加校内外相关业务培训或继续教育。

第九条学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，钻研业务，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员应当具备相应学历。

第十条学校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 档案收集与管理

第十一条按照档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设要求开展学校档案工作。

第十二条学校各归档单位要建立健全本单位档案工作的检查、考核与评估、归档制度，提高学校档案管理水平。各单位要实行档案工作“三纳入”制度，即将档案纳入工作计划、纳入领导议事日程，纳入教学、科研、管理人员的职责范围和岗位责任制，作为对人员考核、评审、奖励的依据之一。

同时做到档案工作与各项工作实行同布置、同检查、同总结、同验收管理“四同步”，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作，都有完整、系统的文书材料归档保存。

第十三条各单位、部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

一级类目是学校档案实体分类的最高层次。根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记录的内容性质，确定十三个一级类目，名称、标识符号和主要内容如下：

一、党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的发文、各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

二、行政类：主要包括学校行政工作发文、各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的文件材料。

三、学生类：主要包括主要包括学生档案。

四、教学类：主要包括教学管理、教学实践、教学研究活动、学生管理、学籍管理、招生就业管理中形成的文件材料。

五、科研类：主要包括科学管理、科学实践和科学研究活动中形成的文件材料。

六、基本建设类：主要包括学校在基本建设管理和基建项目建设中形成的文件材料。

七、仪器设备类：主要包括仪器设备管理和设备项目中形成的文件材料。

八、出版类：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

九、外事类：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

十、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

十一、声像类：主要包括反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以录音、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。

十二、实物类：主要指省市级以上的党政领导、社会名人及本校领导、知名人士为我校的题词、绘画与其他有保存价值的实物。

十三、征集类：主要包括在档案征集活动中获得的各类档案材料，包括文件、图像、音视频、实物等。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“XingZheng"（行政）的简称。

第十四条本校实行档案材料形成部门、科研课题项目组归档制度。学校各部门的档案工作人员应按《今晚看图中一肖一特各部门学院档案材料归档范围和保管期限》要求，对档案材料进行整理、编目，经部门分管负责人审查合格后移交学校综合档案室。

各部门工作与档案工作要实行“四参加”、“四同步”。“四参加”即档案人员参加工程项目竣工验收、参加科研成果鉴定、参加设备开箱验收、参加产品定型、验收。“四同步”即同步参与工作布置、检查、总结、验收工作，并达到以下要求：

一、各部门、课题组在布置各项科技计划和工作任务时，要同时布置文件材料的积累工作。在检查任务过程中，要同时检查文件材料形成情况：在总结、鉴定、验收各项任务时，要同时鉴定验收文件材料是否完整、系统。

二、每项任务开始时，各研究课题组、工程项目、设备仪器的负责人，要指定专人负责有关项目科技材料的形成积累，定期检查，以保证和维护档案材料的完整和系统。

三、重要仪器设备开箱验收安装后，由使用部门将随机来的全部科技文件材料整理，原件一律综合档案室归档，使用部门保存必要的复印件。

第十五条归档要求

一、各部门档案员应当按照纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)、 实物等各种载体文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理，交本部门档案工作负责人时需双方在场情况下，检查审阅无误后双方签字确认移交。各单位应及时将不齐全、不规范的材料补充、整改，在规定时间内完成封卷、录入。

二、科研课题和基建项目在鉴定、结题和竣工验收前，必须对文件材料进行系统整理。项目验收后须及时完成归档移交工作。

三、由几个部门合作完成的项目，主办部门负责归档，保存一套完整的正本，协作部门保存与自己承担任务有关的材料。

由我校主持承担并与其他单位分工协作的项目，我校牵头部门负责保存一套完整档案移交综合档案室。由外单位主持、我校协助完成的项目，牵头部门要将我校承担部分的文件材料收集、整理、立卷，我校存正本，复印件交外单位存档。

四、归档材料应格式统一、质地优良、书写工整、声像清晰，符合规范和标准的要求。档案内容禁止用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。

五、归档的文件材料原则上必须是原件，一般归档1份，重要的归档2份，有电子文件的电子文件必须同时归档。电子文件按照《今晚看图中一肖一特电子文件管理暂行办法》执行。

第十六条归档时间

档案材料应及时归档。

一、学校各系、部、处室的档案一年移交两次，上半年的档案材料在9月底归档，下半年的档案材料在次年寒假前完成归档。特殊情况可申请缓期移交。

二、学生学籍档案、成绩单和毕业照，应在毕业生离校后2个月内归档。

三、科研项目档案应当在项目完成后2个月内完成归档；

四、基建项目档案应当在项目完成后3个月内完成归档；

五、重大活动档案应当在活动结束后2个月内完成归档；

六、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务处保管2年，期满后可由处室自行保存或移交综合档案室。

第十七条档案的保管期限分为永久、定期（定期又分为30年和10年、5年）。凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存。

对保管期限已满的档案，学校应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案，要登记造册报校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十八条档案的密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

第十九条综合档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十条学校教职工个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，由归档部门整理后按规定移交档案机构保管，任何个人不得据为己有。

第二十一条对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。鼓励个人，特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式移交综合档案室，学校颁发证书，给予适当奖励。

第二十二条学校综合档案室在接收学校各部门档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。

第二十三条已归档的档案材料需要补充、更改时，必须由部门负责人审查核准，并签署意见，交学校综合档案室。

第二十四条单位撤消、合并时，必须办理档案和文件材料交接手续，个人不得私自带走和销毁。

第二十五条因故滞留在各系、部、处室的各类档案材料，综合档案室应当组织移交、接收工作。相关职能部门、院（部）必须配合做好移交工作，不得拒绝移交和扣留档案。

第二十六条学校各项活动中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，应当由综合档案室集中管理。

第二十七条综合档案室应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应当按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，立即向校方领导报告，及时处理。

第二十八条建立健全档案库房技术管理工作的规章制度，由专人负责。

一、综合档案室工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。

二、档案库房安全管理要明确责任，库房环境和设施要达到档案保管要求，做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作。

三、未经批准，非本综合档案室人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案库房。

第二十九条综合档案室应当建立健全各类档案管理台账，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第三十条综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外开放：

一、涉及国家秘密的；

二、涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的；

三、涉及个人隐私的；

四、档案形成单位规定限制利用的。

第三十一条校内各部门查（借）阅本部门归档档案，经办人可直接到综合档案室查（借）阅。查（借）阅非本部门归档档案，须经档案形成部门同意。校外单位或个人要求查阅档案，须提供单位介绍信或身份证件，经我校信息档案中心主任同意并履行相关登记手续后，方可进行查阅，必要时报请校长审查批准。

第三十二条档案一般不外借原件。如有特殊需要，应当由利用部门负责人出具书面申请和保证，经信息档案中心主任批准，必要时经校长批准，完备手续，档案室要限时催还。

第三十三条利用重要、珍贵的档案资料，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经信息档案中心主任批准。

加盖综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十四条综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

各单位、部门和个人利用其所移交、捐赠的档案，综合档案室应当无偿和优先提供利用。

第三十五条综合档案室应当积极开展档案的编研工作。公开出版重要档案史料，应当履行审批手续。

第五章 条件保障

第三十六条学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条学校应当为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和管理设施，具体标准按照档案馆建设标准执行。

一、存放涉密档案应当设有专门库房。

二、存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防 渍、防有害生物、防磁等必要设施。

三、档案库房要与公共办公区域分开并自成体系，办公室、档案阅览室和整理间必须分开独立配置。

四、库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，设立档案的库房应满足今后至少30年档案增量保管的需要。

第三十八条学校要有计划的为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 档案安全保密

第三十九条档案工作人员要严格执行安全保密制度，忠于职守，增强安全、保密观念，认真做好档案安全保密工作。

第四十条档案工作人员必须严格遵守国家和学院有关档案保密范围的规定，不得擅自传播有关保密档案的内容。

第四十一条档案的密级由归档文件整理部门根据有关文件确定，学院档案室进行复核。密级的变更和解密必须按《保密法》和有关法规办理。

第四十二条查阅、摘抄、复印密级档案时，必须履行审批手续，并妥善保管好摘抄记录和复制件，使用完毕后，由学院档案室收回销毁。

第四十三条为确保档案的安全，档案室内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品，禁止在库房内会客和接待非档案工作人员。

第四十四条建立档案室管理责任制，定期检查档案柜，发现隐患及时向有关领导报告，积极采取应对措施。

第四十五条每天工作完毕后，必须把取出的档案材料及时放入档案柜内，不得放在桌上或随意堆放，下班前要检查门窗锁闭情况，切断电源水源，保证安全。

第七章 附则

第四十六条本办法由信息档案中心负责解释。

第四十七条本办法自公布之日起施行。